セミナー開催時は準備や段取りの手順【注意点や失敗談も公開】

セミナー開催

おはようございます、こんにちは、こんばんは、兄者(@anijatoimoko)でございます。

セミナーを開く機会のある方はいらっしゃいますよね。
会社でだったり、個人事業の方だったり、サロンを運営、グループがあったり、それ以外でも。
僕も過去に数回セミナーを経験しております。

5人ほどのセミナーだったり、40人ほどのセミナーだったりとバラバラではありますが、セミナー開催時の注意点をセミナー会場メインで書いていきたいと思います。

今回の記事は

  • 初めてセミナー開くんだけどどんな感じかな?
  • 段取りとか不安だな。

という方向けの内容となっています。

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セミナー準備:セミナー会場を押さえるべき時期と費用に関して

セミナー会場を予約するサイトはスペイシーと言うサイトです。
こちら、情報量も多く検索もしやすいので毎回使っています。

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まずは、セミナー会場を抑えたほうがいい時期は、遅くてもセミナーの2週間前になります。
余裕があるのであれば、もっと早いうちから押さえておくのがいいですね。

金額が安いところから埋まっていくので遅ければ遅いほど、高いところしか残らなくなります。
とくに土日は激戦です。

一週間切ってしまうと、安いところと4~5倍の金額差が出てきてしまいます。

ある程度集客が見込めていて、ギリギリまで人数を増やしたい場合は高くなってでもギリギリまで会場は抑えない方がいいかもしれません。
が、少人数だったり、人数が決まっている場合は出来るだけ早くが理想ですね。

また、時間はセミナー開始30分前から予約しておいた方が当日スムーズです。

予約後のキャンセルはキャンセル料がかかるため注意です。

セミナー準備:セミナー会場を予約するときに見るべきところ

セミナー会場を予約するときに見るポイントは、実際にどのようなセミナーを行うかによって変わってきます。
例を数点書いてみます。

パソコン画面を会場の方に見てもらう場合

この場合、プロジェクターが必要になります。
備品のところにプロジェクターと書いてある会場を選びましょう。

そこで注意点ですが、中にはプロジェクターが別料金というところもあります。
しっかり見てから予約しましょう。

ホワイトボードを使用する場合

ホワイトボードを使用する場合はホワイトボードが備品に入っているところを選びます。
その際、プロジェクター同様、別料金のところもあるので、しっかり見ましょう。

セミナーが長時間になる場合

トイレは会場内、またはフロア内にあるのか。
また、長時間になる場合、途中で休憩を挟むことになると思います。
その場合は近くにコンビニがあるかどうかも調べておくといいですね。

スペイシーの場合、利用者の口コミや評判が載っているのでチェックです。

セミナー段取り:当日を迎える前に

予約が終わると、予約状況の連絡がメールに入ります。
そこには、当日の流れ(無人の場合はドアを開けるためのナンバーも送られてきます)や、ルールが送られてきます。
このメールは当日すぐに見れるように段取りしておきましょう。
また、開催者側が複数人いる場合、そのメールは共有しておくと便利です。

セミナーに参加される方が5人ほどの場合は、受付も自身で行っても問題ありませんが、10人を超える場合、受付をお願いしたほうがスムーズです。
また、30人を超える場合、受付は少なくても2人以上いたほうがいいです。

料金の支払いは事前に頂いたほうがスムーズですが、当日となる場合、受付の人数はさらに必要です。

そして、セミナー後に、懇親会等計画している場合はセミナー会場付近で懇親会のお店を予約しておくと便利です。

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セミナー段取り:当日セミナー開始まで

準備も終わり、いざ当日です。
当日は少し早めにセミナー会場に行きましょう。
セミナー会場に行くまでの道でわかりにくい場合や、セミナー会場の入り口がわかりにくい場合、写真を撮っておき当日参加される方にメールやLINEを送っておくと、参加される方も比較的スムーズに来れます。

セミナー会場に早めに入れる場合、早めに入って準備に取り掛かりましょう。
入れない場合でも、時間を早めに予約しておいた場合、余裕を持って作業できます。

参加者さんもとっても早い方も中にはいらっしゃいますので、そういう時は中に入って待っていてもらいましょう。

セミナー会場内に入ってからまず準備することはプロジェクターです。
プロジェクターとパソコンをつなげてしまいましょう。
セミナー会場によってプロジェクターの種類やコードの位置など違いますので慣れているつもりでも意外に手間取ったりします。
(暑い日や寒い日は先にエアコンをつけてください。)

そのあとは備品の確認をしてください。
ホワイトボード、ホワイトボード用のペン(書いてみてインクがあるかどうか、替えはあるかどうか等)
室内にトイレがある場合、トイレの位置やトイレットペーパーがあるかどうかも確認しておくといいですね。

その後、時間が余った場合は、受付のお手伝いやセミナーの予習をしてみるのもいいですね。

セミナー準備、段取りでの失敗談

今まで書いていた内容は失敗を踏まえて書いていますが改めて、対策とともにまとめてみます。

セミナー準備:予約失敗談

予約するのが遅すぎて高額になってしまった
→人数がわかる場合早めに予約

セミナー開始時間と予約時間を一緒にして準備の時間がなかった
→余裕を持って開始30分前に予約

セミナー段取り:当日失敗談

トイレの場所がわからなかった
→セミナー開始前に確認

受付が足りなかった
→余裕を持った人数の配置

ホワイトボードのペンが出なくて途中で買いに走った
→セミナー開始前に確認、予備を持っていく

懇親会の予約がセミナー中
→事前に予約。事前にお金は頂いておく。

セミナー開催時のアドバイス

アドバイスをできるほど場数はこなしていないのですが、あえて言うとしたらということで書いていきます。

ビデオを撮っておくといい

ビデオを撮っておくと、自分の話し方、話しの持って行き方など勉強になります。
改善点がわかりやすく、次回への改善につなげやすいです。

アンケートを取っておくといい

受付で参加者の方にアンケート用紙を配っておくと、書いてくれます。
僕の場合、匿名で書いてもらいます。

  • よかったところ
  • 悪かったところ
  • 今後のセミナーで聞きたいこと

を書いてもらっています。

緊張しなくて大丈夫

僕はもともと、緊張しやすく(しかもコミュ障)なのですが、何回か登壇していると慣れます。
緊張しやすい方は立ってスクリーンを指したりと動きながら話すと緩和されます。
逆に座っている方が緊張します。

都内セミナー会場を実際に使ってみた

年に2回ほど、規模はバラバラですがセミナーを開催しています。
補佐だったり合同だったり。

ブログ開始前は記事にしようとか考えるわけもなく、なので画像や細かい部分は覚えていませんが直近の2カ所を書いていきます。

神田須田町ホール 4階 48名収容格安会議室

suda
東京都内神田にあるセミナー会場です。
こちらは冬に利用させていただきました。

値段は土曜日ということもあり1時間4000円でした。
が、綺麗だし広かったし、利用しやすかったです。
そもそも、48人の収容人数を考えると安いですね。

トイレの位置が、スクリーンの裏側になるのですが、場所がわかりにくかったです。
また、プロジェクターとスクリーンを利用中ですとトイレに行くのが大変です。

【秋葉原駅徒歩3分】WIFI完備20名がゆったり座れる会議室 『W+』

W+
東京都内秋葉原にあるセミナー会場です。
こちらは夏に利用させていただきました。

値段は土曜日だったので平日よりは高い1時間1450円。
が、早めに予約していたため相場より安い価格で予約できました。

ここは少しビル内がわかりにくかったです。
エレベーターで上がるのですが、奥のエレベーターからじゃないと到達できずでした。

また、フロアに降りてからも、マンションのような部屋割りになっていて、W+の場所がわかりにくかったです。

備品関係ですが、ホワイトボードマーカーのインクがなかったり、エアコンの電池が切れていたりとしっかりと設備管理がされていない印象でした。

以上です。

セミナー開催時の注意点まとめ

セミナー開催時の準備、段取り、注意点、利用してみた感想等かいてみました。
他の会場の口コミや評価はスペイシーにたくさん載っているので、開催前にしっかり見ておくといいですね。
では、あなたのセミナーが素敵なセミナーとなりますように。

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